Organigramme, rôles, missions, périmètres d’autorité et règles des Jardins

Organigramme

Rôles, missions et périmètres d’autorité

Vocabulaire associé

• Décision par consensus: tout le monde dit oui
• Décision par consentement: tout le monde peut vivre avec (pas d’objection)
• Décision par sollicitation d’avis: je vais demander leur avis aux autres, puis je décide en tenant compte de ces avis comme cela me semble nécessaire.

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ACCUEILLIR LE JARDIN – Vivre ensemble

Rôle Organisation d’événements – validé le 07.01.24

Raison d’être: coordonner, voire proposer et organiser des événements (ateliers, formations, visites, etc.), aux Jardins du Mycélium ou liés aux Jardins.

Missions attendues:

• Coordonner les événements
• S’organiser avec le rôle de communication externe pour la communication autour de ces événements. Au minimum pour une parution dans les infolettres et sur le Site Internet des Jardins (voire sur Facebook).
• Selon énergie: chercher des personnes pour proposer des événements, gérer ou non les inscriptions, gérer ou non l’accueil de l’animateurice sur place, etc.
• Organiser les dates des chantiers et les jours/heures des permanences

Périmètres d’autorité:

• Décision des événements qui entrent dans le programme.
• Décision sur la manière de s’organiser avec les animateurices (qui, entre le rôle ou l’animateurice, gère la communication plus spécifique, les textes de présentation, les inscriptions, etc. et comment est organisée la rétribution).

Personne énergisant le rôle (mise à jour au 17.09.2024) : Lucie

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Rôle Cours, formations

Raison d’être:

Missions attendues:

Périmètres d’autorité:

Personnes énergisant le rôle (mise à jour au 17.09.2024) : Silke (compost), Célestin, Noémie, Lucie et Manon

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Rôle Inclusivité– validé le 07.01.24

(ancien nom: Lisibilité, signalétique et accessibilité-utilisabilité)

Raison d’être: adaptation des accès et des activités afin de favoriser la participation des personnes avec handicap (mobilité réduite, malvoyance, etc.) ou d’autres populations subissant un retrait/des difficultés de participation.

Missions attendues:

• Veiller à ce que les projets tiennent compte des spécificités de chacun.e, par une mise à disposition d’un document de référence et par l’expertise de la personne qui énergise le rôle – Rôle d’experte
• Être à disposition des personnes en situation de handicap ou d’autres personnes subissant des difficultés de participation, pour adapter au besoin les activités (jardinage, participation aux séances, etc.)

Périmètres d’autorité

• Possibilité de participer aux prises de décision des rôles et cercles lorsque les sujets et projets abordés concernent la thématique de ce rôle, avec droit d’objection.

Personne énergisant le rôle (mise à jour au 17.09.2024) : Lucie

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Rôle Accueil de groupes – validé le 07.01.24

Raison d’être: Accueillir des groupes au jardin 

Missions attendues:

• faire visiter les jardins à différents groupes 
• répondre aux mails de sollicitation (si possible organiser les accueils sur permanences) 

Périmètres d’autorité:

• style de la visite (possible de s’appuyer sur le doc dans le classeur)
• s’il y a une contribution, possibilité de garder entre 0% et  60%

Personne énergisant le rôle (mise à jour au 17.09.2024) : Manon (pilote), Manu, Michel (Jocker)

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Rôle Voisinage

Raison d’être:

Missions attendues:

Périmètres d’autorité:

Personne énergisant le rôle (mise à jour au 17.09.2024) : Florian

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SURVIVRE LE JARDIN – Administratif

Rôle Gestion des mails – validé le 07.01.24

Raison d’être: répondre aux mails 

Missions attendues:

• Répondre aux différentes sollicitations, soit en relayant au groupe accueil de groupe ou de membres, soit au rôle événement,  soit au rôle secrétariat, soit en réunion (si cela demande une discussions), soit en y répondant directement

Périmètres d’autorité:

• Réponse aux mails

Personne énergisant le rôle (mise à jour au 17.09.2024) : Manon

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Rôle Comptabilité

Raison d’être:

Missions attendues:

• rembourser les dépenses
• tenir a jour le suivi des entrées et sorties
• faire le bilan à la fin de l’année
• faire un pointage à mi année sur les dépenses
• remplir la déclaration d’impôts
• Organiser la vérification des comptes

Périmètres d’autorité:

Personne énergisant le rôle (mise à jour au 17.09.2024) : Manon (défraiement de 50.- CHF/mois dès 2025)

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Rôle Demandes de fonds -validé

Raison d’être: Faire les demandes de contributions aux différentes fondations et aux organismes de soutien prêt. e. s à soutenir notre projet.

Missions attendues:

• Gestion, suivi et rédaction des demandes de fonds
• Correspondance avec les fondations
• Participation aux séances en lien avec les demandes de fonds
• Tenir à jour un fichier de suivi des demandes
• Élaboration d’un budget annuel
• Organisation et participation des séances en lien avec les demandes de fonds 

Périmètres d’autorité:

• Choix des fondations et organismes à contacter
• Contenu et forme du rapport d’activité (mise en page, photographie, programme utilisé, etc.)
• Contenu et forme du dossier de recherches de fonds (mise en page, photographie, programme utilisé, etc.)
• Gestion du calendrier des demandes de fonds

Personne énergisant le rôle (mise à jour au 17.09.2024) : Noémie (salaire de 500.- CHF/mois ; continuité de 2024, pour 2025)

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Rôle Secrétariat – validé

Raison d’être: Gérer le courrier et la paperasse relative aux assurances ainsi qu’au contrat de travail. Diverses petites tâches administratives peuvent s’ajouter à cela.

Missions attendues:

• gestion du courrier
• changer l’adresse (ENTRAIDE)
• lien à la CCNC (et charge salariale)
• Contact administratifs avec assurances et banques (NB: assurance = 4h/semaine, non nominatif)
• faire le contrat de travail (référent de la/les personne/s engagée/s)
• Suivi de l’administratif lié au travail de la/les personne/s engagée/s
• Administratif du permis de construire (NB: 1 formulaire au lancement et 1 quand les travaux sont finis)

Périmètres d’autorité: 

• Récupérer et redistribuer le courrier
• Interactions directes avec les correspondants

Personne énergisant le rôle (mise à jour au 17.09.2024) : Célestin (défraiement de 50.- CHF/mois dès 2025)

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Rôle Budget

Lucie: impression que le rôle demandes de fonds contient aussi les tâches liées au budget: juste? On supprime ce rôle?

Raison d’être:

Missions attendues:

Périmètres d’autorité:

Personne énergisant le rôle (mise à jour au 17.09.2024) : Noémie (général, donc pilote? (à valider par Noémie)), Manon (pour faire le point avec Noémie), Michel (étang), Lucie (panneaux).

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Rôle Maisonnette – validé

Raison d’être: veiller au bon fonctionnement et bon entretien de la maisonnette entre les divers utilisateurices.

Missions attendues:

• Être le contact avec la ville et les autres parties prenantes externes concernant la maisonnette
• Veiller au respect des conditions d’utilisation et de réservations de la maisonnette
• Veiller à la distribution des clés (en garder une liste)
• Veiller au matériel (et rajouter le matériel consommable quand il en manque)

Périmètres d’autorité:

• Gérer les communications externes pour la maisonnette
• Décider qui a les clés (sur sollicitation des membres en réunion générale des jardins si pour une personne externe aux Jardins) et les remettre après signature des conditions d’utilisation de la maisonnette.
• Gérer le matériel (trouver ce qui manque, débarrasser ce qui est en trop, etc.). Les membres des jardins demandent à Lucie pour amener du grand matériel / un grand nombre de petits matériels.

Personnes énergisant le rôle (mise à jour au 31.08.24) :

-Pilote: Lucie

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Rôle Relations publiques

• Répondre aux sollicitations du SBL et autres services s’il y en a
• Centraliser les questionnements des membres et  écrire aux parties prenantes concernées
• Organiser une rencontre inter-services si besoin

Périmètre d’autorité 

• Manière de communiquer avec les parties prenantes (email, téléphone, etc) 

Personne énergisant le rôle (mise à jour au 17.09.2024) : Manon (et Lucie pour le lien SBL concernant la maisonnette). Pour le lien avec EV: aussi Silke et Noémie.

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Rôle Organisation Assemblée Générale (AG) – validé

Raison d’être: organiser l’assemblée générale (1x/an), voire les assemblées générales extraordinaires (selon besoins).

Missions attendues:

• Fixer une date, un lieu et une heure
• Préparer l’ordre du jour (ODJ)
• Inviter les membres à l’AG, leur transmettre l’ODJ et leur demander de transmettre leurs points (dont propositions de modifications de statuts)
• Veiller à la présence des membres du comité
• Préparer le lieu

Périmètres d’autorité:

• Fixer la date et le lieu

Personne énergisant le rôle (mise à jour au 17.09.2024) : Lucie et Michel

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Rôle Gestion des membres – validé

Raison d’être : gérer les membres et les documents relatifs

Missions attendues :

• Accueillir, au niveau administratif, les nouveaux membres
• Accueillir les nouveaux membres qui ne sont pas déjà accueillis par un autre membre
• répertorier les membres sur un fichier à jour
• rappeler les cotisations (début d’année, voire rappels)
• Faire un avis de réception quand les cotisations ont été payées
• Informer le groupe des départs et arrivées
• Mettre toujours à disposition, à la maisonnette :
  • Les formulaires d’adhésion
  • Les chartes à signer
  • Un petit guide papier (mais le document en ligne est celui à jour)

Périmètres d’autorité :

• Accès au fichier des membres
• Accès au compte bancaire pour vérifier les paiements des cotisations

Mis à jour le 07.01.25.

Personne énergisant ce rôle: Heidi

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Rôle Communication externe – validé

Raison d’être:

• Communiquer les événements et besoins des Jardins du Mycélium vers l’extérieur
• Mettre en place et entretenir les panneaux de communication externe (voire interne au besoin) sur le terrain des Jardins du Mycélium.

Missions attendues:

• Envoyer l’infolettre (1x/mois, sauf si pas d’éléments à communiquer) (Lucie et Célestin)
• Communiquer sur les réseaux sociaux, au minimum les événements (Lucie et Célestin)
• Mettre à jour la communication sur le site Internet des Jardins (Lucie et Célestin)
• Faire des communiqués de presse quand c’est pertinent (contact médias) (Lucie et Florian)
• Gestion des outils informatiques de suivi externes: Yvan
• Panneaux (Lucie et Célestin):
  • Prévoir les textes et le design des panneaux (en tenant compte des critères de lisibilité et de signalétique pour les personnes malvoyantes)
  • Les faire imprimer ou les créer
  • Les installer aux Jardins
  • Les entretenir

Périmètres d’autorité:

• Décider des communications externes (si elles touchent un autre rôle ou groupe: sur sollicitation d’avis)
• Pour les panneaux:
  • Décider des textes, sur sollicitation d’avis en séance générale ou après des rôles concernés (ex: pilote mandala pour le panneau qui décrit le mandala).
  • Décider les matériaux utilisés pour les panneaux, après sollicitation d’avis en séance générale
  • Décider de l’emplacement des panneaux (quand panneaux à un endroit qui pourrait concerner d’autres rôles: en décision par consentement avec ces rôles).

Personnes énergisant le rôle (mise à jour au 17.09.24) : co-pilotes: Lucie et Célestin. Yvan. Florian aussi pour contacts médias.

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Rôle Communication interne – validé

Raison d’être: communiquer à l’interne entre les membres et garder une mémoire de ce qui se passe.

Missions attendues:

• Regrouper les photos, vidéos sur le Cloud
• Noter les événements qui ont eu lieu (ou qui ont été annulés) ainsi que quelques informations dessus
• Gérer les outils informatiques internes (cloud, etc.) (Yvan)

Périmètres d’autorité:

• Décider des photos, vidéos et informations à garder ou non.

NB: la mémoire des séances se fait par le rôle tournant de scribe.

Personne énergisant le rôle (mise à jour au 17.09.2024) : Lucie, Manon (GP) (et Yvan)

1. Archives/mémoire (photos, vidéo, etc.): Lucie
2. Outils de suivi internes: Yvan
3. Retour sur les événements: Lucie + ENTRAIDE

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Rôle Gouvernance partagée distribuée (GPD) et lien au Réseau Mycélium – validé

Raison d’être: (1 – GPD) favoriser les conditions qui permettent l’intelligence collective dans le groupe, en veillant aux adaptations et au suivi des cadres intentionnel et d’équipe et en apportant des outils de gouvernance partagée distribuée. (2 – Liens au Réseau Mycélium) Faire circuler les informations et mettre en lien avec le Réseau Mycélium (au 06.01.25: Facilitation Mycélium).

Missions attendues:

• Préparer et mener les processus qui permettent la réactualisation du groupe, tant au niveau de son organisation que de sa structure.
• Être disponible pour la gestion de conflits à l’interne et organiser une gestion externe au besoin.
• Veiller à l’application de la gouvernance partagée distribuée, dont: intelligence collective et répartition du pouvoir de manière équitable.
• Transmettre les informations du Réseau Mycélium aux Jardins et inversement. Coordonner les activités partagées.

Périmètres d’autorité:

• Choix des processus pour permettre la réactualisation du groupe (avec sollicitation d’avis au Rôle Gestion des Membres en ce qui concerne les processus d’entrée, de sortie et d’expulsion).
• Choix des processus de gestion de conflits, dont décision d’une intervention externe au besoin.
• Sélection des informations à communiquer entre le Réseau et les Jardins, ainsi que du canal de communication.

Personnes énergisant le rôle (mise à jour au 17.09.2024): Manon et Lucie

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VIVRE LE JARDIN

Définition du rôle pilote pour les zones au sein du cercle « vivre le jardin »:

– faire le design

– transmettre la commande plantons et graine

– noter ce qu’il y a à faire sur la fiche dédiée/tableau

– transmettre aussi s’il y a des choses à faire en chantier

Mandala :

Pilote : Michel

Us :

Pilote : Manon

Ressource : Noémie

Grainothèque :

Pilote : Noémie et Dod

Lignes et agro :

Pilote : Heidi et Manon

Haies :

Pilote : Michel et Célestin

Bacs :

Pilote : Aucun

Serre :

Pilote : Aucun

Entretien :

Participant.es : Heidi (1x/semaine), Dod (1x/semaine),

Graines :

Pilote : Aucun mais Célestin et Noémie sur des tâches

Plantons :

Pilote : Heidi

Apport intrant :

Foin : Célestin (Billy)

Fumier : Manon

Composte : Manon

Feuilles mortes : Silke est sur le coup

Constructions et permis de construire  :

– espace de rangements : Manu et Dod

– étang : Michel et Noémie

Jardin-foret :

Pilote : Noémie

Outils et acquisition matériel :

Pilote : (Florian)

 

Pour l’instant, selon séance Structurelle du 17.09.24:

1. Vivre le Jardin: !!! Partie à réorganiser plus finement en séance. Besoins: aide sur la grainothèque avec Dod et plus d’informations pour que Noémie puisse faire le budget!!! Affaire à suivre le mardi 12.11 en séance design…
   1. Permanences
      1. Lundi 9h-11h : Michel et Manu
      2. Un horaire de perma en particulier? Ou gère toutes les perma???: Simon (à préciser avec lui)
   2. Organisation des chantiers: Simon
   3. Design Jardin forêt: pilotage par Florian (pour fin 2024 en tout cas) et Noémie
   4. Design des Jardins: Manu
      1. « U »: Manon
      2. Autres à définir?
   5. Plantons et graines: POSTE VACANT
   6. Planter: Manu et Dod
   7. Récolter: Manu et Dod
   8. Tonte/entretien: Manu
   9. Construction (étang, espaces de rangements, spirale): Simon et Manu
      1. Choix des plantes de l’étang: Michel et Florian
   10. Entretien du jardin (arrosage, etc.): Manu
   11. Gestion des outils (achats et réparations): Dod et Manu
   12. Intrants:
       1. Fumier: Simon
       2. Autres à définir?
   13. Compost: Silke?

Règles des Jardins

La Charte du Réseau, Charte des jardins, Charte des outils et Conditions d'utilisation de la maisonnette. En plus:

• Séances générales: elles comportent un moment sur la structure et un moment sur le suivi des projets.
• Les absences sont communiquées sur le groupe Telegram.